Onko projektiriskienhallinta yht\u00e4 kuin operatiivinen riskienhallinta? Voiko\u00a0se olla strategista? Miten projektiriskit suhtautuvat liiketoimintariskeihin? Miten ty\u00f6kalut ja prosessit eroavat organisaation muusta riskienhallinnasta? Mitk\u00e4 ovat ylip\u00e4\u00e4t\u00e4\u00e4n projektiriskien tunnistamisen ja arvioinnin lainalaisuudet?<\/p>\n
Monia kysymyksi\u00e4, joihin l\u00e4hdimme hakemaan vastauksia Veli-Veikko Elomaalta<\/a>, joka on erikoistunut megaluokan projektien riskinhallintaan ja aikataulupohjaiseen riskimallinnukseen.\u00a0 T\u00e4m\u00e4n projektien riskienhallintaan syventyv\u00e4n kaksiosaisen kirjoitussarjan\u00a0ensimm\u00e4isess\u00e4 osassa avaamme hieman yleisi\u00e4 periaatteita asiaan liittyen, ja toisessa Veli-Veikko kertoo tarkemmin aikataulupohjaisen riskimallintamisen menetelmist\u00e4 ja tavoitteista. (VV saa n\u00e4in ollen kunnian olla my\u00f6s Riskiblogin ensimm\u00e4inen vieraileva kirjoittaja!)<\/p>\n Projektiriskien hallinta on melko laaja alue, projektilla voidaan tarkoittaa mit\u00e4 vain yrityksen sis\u00e4isen\u00a0 kehityshankkeen\u00a0 ja monien miljardien rakennusprojektin v\u00e4lill\u00e4. Yhteist\u00e4 n\u00e4ille kuitenkin on se, ett\u00e4 operatiivisen tason riskienhallinnan merkitys korostuu. Projektin lopputuloksen varmistamisen kannalta on keskeist\u00e4, ett\u00e4 riskienhallintaa tehd\u00e4\u00e4n tarpeeksi konkreettisella tasolla niin, ett\u00e4 hallintatoimenpiteit\u00e4 voidaan toteuttaa ja seurata tehokkaasti. Operatiivisella tasolla riskitieto kootaan k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6n ty\u00f6st\u00e4 ja k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6n tekij\u00f6ilt\u00e4.<\/p>\n Veli-Veikko painotti meille, ett\u00e4 operatiivisen tason k\u00e4sittely ei silti yksin riit\u00e4, koska projektin johto ja ohjausryhm\u00e4 tarvitsevat etenkin isoissa projekteissa avukseen my\u00f6s taktisen tason riskin\u00e4kemyst\u00e4. Projektin riskivastaavan\u00a0 vastuulle kuuluu koostaa operatiivisen tason tieto\u00a0 taktisen tason n\u00e4kemykseksi, hy\u00f6dynt\u00e4m\u00e4ll\u00e4 esimerkiksi aiheuttajaperusteista riskien luokittelua (RBS= risk beakdown structure, ks. linkki kirjoituksen lopussa). Luokittelu tehd\u00e4\u00e4n kaikille tunnistetuille riskeille, jolloin pystyt\u00e4\u00e4n analysoimaan projektin riskej\u00e4 yhteisten aiheuttajien l\u00f6yt\u00e4miseksi ja voidaan muodostaa\u00a0kuva\u00a0 projektin kannalta merkitt\u00e4vimmist\u00e4 riskikokonaisuuksista.<\/p>\n \u00a0Ylint\u00e4 johtoa ja rahoittajia kiinnostavat\u00a0puolestaan strategisen tason riskit, kuten poliittisen toimintaymp\u00e4rist\u00f6n vaikutukset investoinnin kannattavuuteen tai projektin merkitt\u00e4v\u00e4n viiv\u00e4stymisen aiheuttamat vaikutukset kassavirtaan tai vaikka asemaan rahoitusmarkkinoilla. Strategisia riskikokonaisuuksia, etenk\u00e4\u00e4n ulkoisiin teemoihin liittyvi\u00e4, ei\u00a0 luontaisesti tunnisteta projektin kontekstissa. T\u00e4m\u00e4n vuoksi alhaalta yl\u00f6sp\u00e4in koottava riskitieto ei yksin\u00e4\u00e4n vastaa ylimm\u00e4n p\u00e4\u00e4tt\u00e4v\u00e4n tahon tarpeisiin. Strategisen tason tarkastelua varten projektia tarkastellaan osana liiketoiminnan kokonaisuutta, esimerkiksi arvioiden sen merkitt\u00e4vyytt\u00e4 strategian ja maineen kannalta.<\/p>\n Tasotarkastelun lopuksi Veli-Veikko painotti, ett\u00e4 projekteissa nimenomaan operatiivisten riskien toteutuminen ja kasautuminen ovat loppujen lopuksi tekij\u00f6it\u00e4, jotka yleens\u00e4 ovat ep\u00e4onnistumisten taustalla. Niiden\u00a0merkitys ja potentiaalinen vaikutus koko projektin onnistumiseen korostuu verrattuna perinteiseen liiketoiminta- ja strategisten riskien hallintaan.\u00a0Pit\u00e4isik\u00f6h\u00e4n t\u00e4m\u00e4n ajatuksen muuten n\u00e4ky\u00e4 nykyist\u00e4 enemm\u00e4n my\u00f6s organisaation kokonaisvaltaisessa riskienhallinnassa, jossa etenkin johdon tasolla usein liitelemme strategisten mammuttiriskien maailmassa?<\/p>\n Kuten huomataan, projektiriskienhallinta solahtaa riskienhallinnanssa yleisestikin k\u00e4ytt\u00e4m\u00e4\u00e4mme kolmen tason ajattelumalliin<\/a> luontevasti. Lis\u00e4ksi mainittakoon, ett\u00e4 prosessin py\u00f6ritt\u00e4miseen, dokumentointiin ja raportointiin k\u00e4ytett\u00e4v\u00e4t ty\u00f6kalut ovat t\u00e4ysin samoja kuin yrityksen muussa riskienhallinnassa.<\/p>\n Projektien riskienhallinnan erityispiirre on, ett\u00e4 k\u00e4sitelt\u00e4v\u00e4 alue on rajattu tarkkaan ajan ja rahan suhteen. Projekti aloitetaan, jotta se saadaa p\u00e4\u00e4t\u00f6kseen. Projektin edetess\u00e4 riskej\u00e4 syntyy ja poistuu sit\u00e4 mukaa kun teht\u00e4vi\u00e4 toteutetaan.\u00a0 Veli-Veikon mukaan t\u00e4m\u00e4 tuo selkeytt\u00e4 riskiarviointiin: riskej\u00e4 tunnistetaan nelj\u00e4st\u00e4 n\u00e4k\u00f6kulmasta\u00a0liittyen projektin eri vaiheisiin.<\/p>\n N\u00e4k\u00f6kulmat ovat:<\/p>\n joista kaksi viimeksi mainittua voidaan seurauksiltaan aina johtaa kahteen ensin mainittuun, mutta niiden on t\u00e4rke\u00e4 olla erillisin\u00e4 mukana, kun riskej\u00e4 tunnistetaan.\u00a0 Laatua tulisi tarkastella v\u00e4hint\u00e4\u00e4n kahdest\u00e4 n\u00e4k\u00f6kulmlasta: projektin aikainen toiminnan laatu, sek\u00e4 lopputuotteen laatuun vaikuttavat tekij\u00e4t. Turvallisuus tulisi n\u00e4hd\u00e4 laajana kokonaisuutena, joka projektista riippuen k\u00e4sitt\u00e4\u00e4 esimerkiksi ty\u00f6-, ymp\u00e4rist\u00f6-, tieto- ja toimitilaturvallisuuden, mutta voi jossakin projektissa tarkoittaa vaikka elintarvike- tai\u00a0 s\u00e4teilyturvallisuutta.<\/p>\n Haasteita Veli-Veikko n\u00e4kee my\u00f6skin nelj\u00e4:<\/p>\n 1.<\/strong><\/span><\/p>\n Riskien tunnistamisessa juututaan yleistyksiin. Esim. riskin aiheuttajana n\u00e4hd\u00e4\u00e4n puutteelliset resurssit ja seurauksena aikataulun viiv\u00e4styminen. T\u00e4m\u00e4n tason huomioilla ei kuitenkaan tuoda lis\u00e4arvoa projektinhallinnalle, jossa tarvitaan tieto\u00a0 perussyist\u00e4 tunnistettujen riskien taustalla.<\/p>\n 2.<\/strong><\/span><\/p>\n Toinen sudenkuoppa riskien tunnistamisessa ovat riskit, joissa aiheuttajaksi nimet\u00e4\u00e4n toisten vastuulla olevat ty\u00f6t: riskin\u00e4 kirjataan vaiheen 2 viiv\u00e4styminen, koska vaihe 1 ei mene suunnitelmien mukaan. Etup\u00e4\u00e4ss\u00e4 t\u00e4llaisten riskien kirjaaminen viestii usein projektin sis\u00e4isest\u00e4 ep\u00e4luottamuksesta. Tietenkin projektin vaiheiden v\u00e4listen vaikutusten ymm\u00e4rt\u00e4minen on t\u00e4rke\u00e4\u00e4, mutta riskien tunnistamisen tarkoituksena on varmistaa jokaisen yksitt\u00e4isen vaiheen onnistunut toteutuminen riippumatta edelt\u00e4vist\u00e4 tai seuravista vaiheista.<\/p>\n 3.<\/strong><\/span><\/p>\n Kolmantena kompastuskiven\u00e4\u00a0 keskustelimme siit\u00e4, miten usein riskej\u00e4 tunnistaessa ei ole yhteist\u00e4 m\u00e4\u00e4rittely\u00e4 k\u00e4sitteelle ”riski”.\u00a0 T\u00e4m\u00e4n seurauksena projektin eri toimijoiden tunnistamat riskit eiv\u00e4t ole kesken\u00e4\u00e4n vertailukelpoisia. T\u00e4m\u00e4 voi johtaa v\u00e4\u00e4riin tulkintoihin, esimerkiksi vaihe johon on tunnistettu eniten riskej\u00e4 ei v\u00e4ltt\u00e4m\u00e4tt\u00e4 ole kaikkein\u00a0 riskialttein, sen vastuuhenkil\u00f6n k\u00e4sitys riskist\u00e4 vain voi olla eri kuin toisen vaiheen riskien tunnistamisesta vastaavan henkil\u00f6n. Yleinen v\u00e4\u00e4rinymm\u00e4rrys on , ett\u00e4 kaikki muutokset projektissa n\u00e4hd\u00e4\u00e4n riskein\u00e4. T\u00e4rke\u00e4 pointti haastateltavaltamme oli, ett\u00e4 projektille on\u00a0 luontaista ja my\u00f6s toivottavaa, ett\u00e4 suunnitelmat muuttuvat tiedon tarkentuessa.<\/p>\n Lis\u00e4ksi suunniteltujen teht\u00e4vien kestolla on luontainen vaihteluv\u00e4li, jonka sis\u00e4ll\u00e4 tapahtuvat muutokset eiv\u00e4t viel\u00e4 sellaisenaan aiheuta riski\u00e4. Esimerkkin\u00e4 luontaisesta vaihteluv\u00e4list\u00e4 ja toisaalta riskist\u00e4 Veli-Veikko heitti k\u00e4vellen kuljetun matka pisteest\u00e4 a pisteeseen b: normaalina p\u00e4iv\u00e4n\u00e4 keskiverto aikuiselta kuluu kilometrin matkaan keskim\u00e4\u00e4rin 12min. Lis\u00e4ksi liikennevalot ja vilkas risteys matkan varrella vaikuttavat helposti minuutin tai kaksi sen mukaan, miten hyv\u00e4 tuuri k\u00e4velij\u00e4ll\u00e4 on. T\u00e4m\u00e4 vaihtelu kuvaa normaalia vaihteluv\u00e4li\u00e4, jonka kohtaamme aina liikkuessamme. Matkaan liittyv\u00e4 riski taas olisi jokin\u00a0 mahdollinen tapahtuma, esimerkiksi se, ett\u00e4 tie olisi suljettu onnettomuuden takia ja joutuisimme valitsemaan uuden reitin, joka tuplaisi matka-ajan. Jos projektissa toinen tunnistaa riskiksi jo luontaisen vaihteluv\u00e4lin ja toinen n\u00e4kee riskin\u00e4 vasta merkitt\u00e4v\u00e4n tapahtuman, on\u00a0 eri henkil\u00f6iden luoma riskidata t\u00e4ysin vertailukelvotonta.<\/p>\n 4.<\/span><\/strong><\/p>\n Nelj\u00e4s virhe projektin riskienhallinnassa on ns. ”pienten” riskien aliarviointi, johon jo aiemmin viittasimme\u00a0toteamalla, ett\u00e4 operatiivisten riskien toteutuminen on usein ep\u00e4onnistumisten takana projekteissa.\u00a0Perinteisestih\u00e4n, jos saat riskin hallintatoimenpiteiden avulla siirretty\u00e4 riskikartan punaiselta alueelta keltaiselle, olet tyytyv\u00e4inen. Riski voi olla sen tyyppinen, ett\u00e4 se on yksitt\u00e4isen\u00e4 toteutuessaan keltaisella alueella vaikutuksiltaan kohtuullinen. Kuitenkin jos t\u00e4llainen riski toteutuu useassa vaiheessa, voi se olla projektin kannalta krittinen kerrannaisvaikutuksiltaan.\u00a0\u00a0<\/strong>Haasteeksi t\u00e4ss\u00e4 yhteydess\u00e4 muodostuu n\u00e4iden pienten toistuvien riskien tunnistaminen ja kommunikointi, mink\u00e4 vuoksi projektiriskien luokittelussa suositellaankin k\u00e4ytett\u00e4v\u00e4t aiheuttajaperusteista luokittelua. T\u00e4m\u00e4n kautta p\u00e4\u00e4st\u00e4\u00e4n kiinni usein toistuviin aiheisiin, jotka eiv\u00e4t suuruutensa puolesta yksitt\u00e4in nouse projektin johdon riskiraporttiin.<\/p>\n Projektien riskienhallinnan tekee erityisen mielenkiintoiseksi niiden perusolemus, jossa teht\u00e4v\u00e4t seuraavat toisiaan ja edellisen teht\u00e4v\u00e4n toteutus vaikuttaa seuraavaan. Jotkin teht\u00e4v\u00e4t ovat kokonaisaikataulun kannalta merkitt\u00e4v\u00e4mpi\u00e4 ja muodostavat projektin ns. kriittisen polun. T\u00e4m\u00e4 kriittinen polku voi kuitenkin muuttua yll\u00e4tt\u00e4en, kun jokin teht\u00e4v\u00e4 kriittisen polun ulkopuolella venyy riskin realisoiduttua. N\u00e4ist\u00e4 riippuvuuksista muodostuu monimutkaisia kausaliteettej\u00e4, joiden ymm\u00e4rt\u00e4minen ja hallinta on kriittist\u00e4, kun projekti halutaan saattaa p\u00e4\u00e4t\u00f6kseen suunnitellussa aikataulussa. T\u00e4h\u00e4n analysointiin k\u00e4ytet\u00e4\u00e4n projektiriskienhalinnalle tyypillisi\u00e4 ty\u00f6kaluja, jotka eiv\u00e4t v\u00e4ltt\u00e4m\u00e4tt\u00e4 kuulu yrityksen normaalin riskienhallinnan ty\u00f6kalupakkiin. N\u00e4ist\u00e4 aiheista Veli-Veikko tiet\u00e4\u00e4 paljon ja avaa ajatuksiaan t\u00e4m\u00e4n postaussarjan toisessa osassa – j\u00e4\u00e4mme j\u00e4nnityksell\u00e4 odottamaan!<\/p>\n Lis\u00e4\u00e4 luettavaa projektiriskeist\u00e4 kiinnostuneille:<\/p>\nOperatiivinen, taktinen ja strateginen projektiriskien hallinta<\/span><\/h3>\n
Projektiriskien tunnistaminen<\/span><\/h3>\n
aika<\/span><\/h5>\n
raha<\/span><\/h5>\n
laatu<\/span><\/h5>\n
turvallisuus,<\/span><\/h5>\n
Projektin kriittinen polku<\/span><\/h3>\n